Firma Remota Segura de Documentos

La actual pandemia que asola a todos los países ha generado la necesidad de migrar de manera inmediata al trabajo en el hogar. Incluso antes de la actual crisis mundial, las organizaciones buscaban innovar y digitalizar sus negocios para ahorrar tiempo y dinero. Si bien no todas las actividades laborales pueden desempeñarse con la modalidad de “home office”, muchas empresas y organizaciones que suponían que eso era imposible lo han tenido que implementar forzosamente para asegurar la continuidad de sus negocios.

Sin embargo, esta modalidad supone un desafío sustancial: asegurar la confiabilidad de las operaciones y mantener la confidencialidad e integridad de la información sensible de las empresas.

En el entorno de trabajo remoto, es importante mantener la confiabilidad de las operaciones. Con muchos edificios físicos cerrados, esto crea un problema único para los negocios, en procesos en donde generalmente se necesita una firma manuscrita.

La firma digital o electrónica de documentos permite a los empleados remotos firmar documentos de forma segura en cualquier momento, desde cualquier parte del mundo y en cualquier dispositivo. Por lo tanto, éste es el momento adecuado para incorporar la firma, ahorrando tiempo, brindando seguridad y teniendo la tranquilidad de que los documentos firmados nunca caducarán.

¿En qué consiste la firma de documentos digitales?

La firma de un documento digital permite a las personas y organizaciones realizar un proceso criptográfico sobre el mismo, permitiendo a todos quienes acceden a dicho documento comprobar la identidad y autoría de quién lo generó y al mismo tiempo asegurar su autenticidad, indicando indubitablemente que no ha sido cambiado desde su generación. De esta forma, se reemplaza de manera eficiente la firma manuscrita de documentos, ya que es un procedimiento que generalmente se puede realizar mucho más rápido que la firma en persona y habilita el intercambio de documentos firmados sin importar la distancia física existente.

La firma digital implica una seguridad sustantivamente mayor que otros procedimientos, como puede ser la utilización de firmas escaneadas o los facsímiles, que pueden ser fácilmente manipulados y no aseguran en modo alguna la identidad del firmante. Las firmas digitales o electrónicas se generan utilizando certificados digitales emitidos bajo una Infraestructura de Clave Pública (PKI por sus siglas en inglés). Los certificados digitales que emite CertiSur son procesados criptográficamente por DigiCert, líder mundial de esta tecnología, cumpliendo con todos los estándares y certificaciones en la materia.

Para poder funcionar, una firma digital requiere la emisión de un certificado con información del titular del certificado para garantizar que la identidad sea precisa. Este certificado contiene una clave pública, que es empleada para verificar las firmas generadas por su titular, y se asocia criptográficamente a una clave privada, que solamente está en posesión del firmante. Las autoridades de certificación, como CertiSur, validan la autenticidad de quienes solicitan un certificado digital antes de emitirlo.

Muchos son los usos de esta tecnología. Desde hace más de 20 años, CertiSur ha montado
infraestructuras de certificados digitales que permiten la firma de contratos de compra venta, transacciones bancarias sobre Internet, comunicaciones y correos internos, presupuestos y órdenes de compra, etc. Como se aprecia, su utilización es tan amplia como las necesidades de cualquierorganización que requiera implementar circuitos digitales en reemplazo de procesos en papel.

La seguridad de los documentos firmados electrónicamente está proporcionada por la firma digital, que en realidad es un hash cifrado criptográficamente que puede ser interpretado solamente utilizando la clave pública contenida en el certificado del firmante. De esta forma, se garantiza que el contenido del documento digital, cualquiera sea el mismo (texto, fotos, gráficos, etc.), no se ha modificado y se pueda comprobar su origen, al identificar al remitente.

Se puede utilizar la firma de documentos digitales en la mayor parte de los programas disponibles, tales como Microsoft Office® (incluido Microsoft Word y Excel), Adobe® Acrobat y Adobe Reader, LibreOffice® y OpenOffice®. La firma digital de documentos funciona con diferentes tipos de documentos, incluidos PDF, DOCX, ODF y XML.

Un tema muy importante es que la firma digital nunca caduca. En cualquier momento en el tiempo se puede verificar la integridad de un documento y su autoría. Los documentos firmados también pueden incluir un sellado de tiempo, que asegura que el mismo ha existido en determinado momento en el tiempo. CertiSur brinda en forma gratuita en su sitio Web el servicio de sellado de tiempo (Time Stamping), a través de su propia Autoridad Certificante, incorporando de esta manera un elemento adicional de seguridad a los documentos firmados digitalmente.